Case Studies

สัมภาษณ์ CIO - ท่านสิริมาลย์ รัตนวรพงศ์
รองเลขาธิการนายกรัฐมนตรี
สำนักเลขาธิการนายกรัฐมนตรี

โครงการสำนักงานอัตโนมัติ (IT Model Office) ซึ่งเป็นโครงการนำร่องในการพัฒนาระบบเครือข่ายพื้นฐานของภาครัฐในรูปแบบสำนักงานอัตโนมัติ ซึ่งหลายฝ่ายกำลังลุ้นให้ประสบผลสำเร็จ เราได้พูดคุยกับท่าน สิริมาลย์ รัตนวรพงศ์ รองเลขาธิการนายกรัฐมนตรี สำนักเลขาธิการนายกรัฐมนตรี (สลน.) เกี่ยวกับการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ ถึงโครงการ IT Model Office, วิสัยทัศน์ของ สลน., สถานภาพในการจัดทำแผนแม่บทไอที, ปัญหาอุปสรรคที่ต้องฟันฝ่า ซึ่งมีหลายประเด็นที่น่าติดตาม

ไอทีกับการพัฒนาองค์กร

ไอทีมีความสำคัญยิ่งกับการพัฒนาองค์กร เนื่องจากการบริหารงานยุค Globalization นี้ ระบบสารสนเทศเป็นปัจจัยหลักที่จำเป็นที่สุด ที่จะทำให้ผู้บริหารสามารถรับทราบความเป็นไปในองค์กรของตนเอง และสามารถบริหารจัดการได้ทันต่อเหตุการณ์มากยิ่งขึ้น นอกจากนั้นไอทียังมีความสำคัญยิ่งในการประสานงานกับหน่วยงานต่างๆ ทั้งภาครัฐและเอกชน ทั้งภายในและต่างประเทศเพราะการที่จะประสานงานติดต่อกันได้จำเป็นต้องมีการติดต่อที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน ดังนั้นจึงควรเร่งการนำไอทีมาพัฒนาในส่วนนี้

ในปัจจุบันความต้องการทางด้านข่าวสารข้อมูลได้เพิ่มปริมาณมากขึ้นอย่างรวดเร็ว โดยเฉพาะอย่างยิ่งประเทศไทยกำลังมีการปฏิรูประบบราชการ ลดจำนวนข้าราชการลง ในขณะที่ภารกิจหน้าที่มีมากขึ้น ดังนั้น จึงต้องนำไอทีมาช่วยเพื่อให้ทันการณ์ สามารถสรุปได้อย่างชัดเจนว่าไอทีมีความจำเป็นต่อการพัฒนาองค์กรอย่างยิ่ง

ที่ผ่านมาการพัฒนาไอทีในส่วนราชการไม่ก้าวหน้าเท่าที่ควร ปัจจัยสำคัญคือ ไม่มีการผลักดันอย่างจริงจังและต่อเนื่องจากผู้บริหารระดับสูง อีกทั้งยังขาดความใส่ใจและการเข้าใจอย่างแท้จริง เรื่องไอทีจะไปอยู่ที่ระดับผู้อำนวยการกอง, ผู้อำนวยการสำนัก จึงไม่สามารถผลักดันให้เป็นไปในทิศทางที่เหมาะสมได้ ดังนั้นจากการที่คณะรัฐมนตรีมีมติให้ทุกหน่วยงานแต่งตั้ง CIO นั้น เป็นนิมิตรหมายอันดีที่แสดงว่าระบบราชการมีการยอมรับไอทีว่าเป็นสิ่งจำเป็นที่ต้องเร่งพัฒนาอย่างเป็นระบบต่อเนื่องและจริงจัง

วิสัยทัศน์ของสำนักเลขาธิการนายกรัฐมนตรี (สลน.)

สำนักเลขาธิการนายกรัฐมนตรีได้กำหนดวิสัยทัศน์ โดยคณะกรรมการปรับปรุงโครงสร้างการแบ่งส่วนราชการและระบบงานของสำนักเลขาธิการนายกรัฐมนตรี ซึ่งนายกรัฐมนตรีแต่งตั้งเมื่อเดือนมีนาคม พ.ศ.2537 คณะกรรมการฯ นี้ประกอบด้วยผู้ทรงคุณวุฒิจากภายนอกหน่วยงาน, ผู้แทนจากสำนักงาน ก.พ., ผู้แทนส่วนราชการที่เกี่ยวข้องและผู้แทนจาก สลน.

การกำหนดวิสัยทัศน์ของ สลน. ได้พิจารณาจากอำนาจหน้าที่ของนายกรัฐมนตรี ตาม พ.ร.บ. ระเบียบบริหารราชการแผ่นดิน พ.ศ.2534 มาตรา 11 และอำนาจหน้าที่ของสำนักเลขาธิการนายกรัฐมนตรีมาตรา 13 ของ พ.ร.บ. รวมทั้ง พ.ร.ฎ. แบ่งส่วนราชการด้วย กำหนดวิสัยทัศน์ไว้ว่า “เพื่อสนับสนุนภาวะผู้นำและการตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพของนายกรัฐมนตรี ในงานการเมืองและการบริหารภายใต้สถานการณ์ต่างๆ ที่เปลี่ยนไป”

ปัจจุบันสถานการณ์ต่างๆ ได้เปลี่ยนแปลงไปอย่างมากและรวดเร็ว สลน. เห็นควรให้มีการปรับปรุงแก้ไขวิสัย-ทัศน์เพื่อให้ทันสถานการณ์ด้วย สลน.จึงได้กำหนดที่จะจัดการสัมมนาเชิงปฏิบัติการขึ้นในระดับผู้บริหารตั้งแต่ระดับ 8 ขึ้นไป ระหว่างวันที่ 17-19 กันยายน 2542 นี้ เพื่อช่วยกันพิจารณาในเรื่องวิสัยทัศน์ โดยจะเน้นเรื่องการมอง, การสร้างอนาคตร่วมกันว่าทิศทางของสลน. จะไปทางไหน ซึ่งวิสัยทัศน์นี้จะเป็นตัวกำหนดว่า สลน.จะต้องนำไอทีมาช่วยงานใดบ้าง และมากน้อยเพียงใด

แนวทางการนำไอทีมาใช้ใน สลน.

การนำไอทีมาใช้ในการบริหาร สลน. ได้วางแผนและดำเนินการติดตั้งเครือข่ายคอมพิวเตอร์ให้นายกรัฐมนตรี รองนายกรัฐมนตรี รัฐมนตรีประจำสำนักนายกรัฐมนตรี ที่ปรึกษานายกรัฐมนตรี รองเลขาธิการนายกรัฐมนตรีฝ่ายการเมือง รองเลขาธิการนายกรัฐมนตรีฝ่ายบริหาร ผู้ช่วยเลขาธิการนายกรัฐมนตรี และกอง/สำนักต่างๆ ในสำนักเลขาธิการนายกรัฐมนตรี เพื่อให้สามารถติดต่อและประสานงาน ตลอดจนส่งเอกสารผ่าน E-mail ถึงกันได้ โดยแบ่งเป็นระบบงานหลักที่จะดำเนินการในลำดับแรก คือ

• การบริหารงานบุคลากร ได้แก่ ระบบการจัดเก็บฐานข้อมูลประวัติข้าราชการของสำนักเลขาธิการนายกรัฐมนตรี ระบบเงินเดือน เป็นต้น
• การบริหารสำนักงานอัตโนมัติ ได้แก่ การติดต่อผ่านทาง E-mail การนัดหมาย เป็นต้น
• การนำไอทีมาใช้ในการบริการประชาชน สลน.ในฐานะผู้ประสานงานระหว่างรัฐบาลและประชาชน ได้นำไอทีมาช่วยในการให้บริการประชาชน ดังนี้
  • ศูนย์ข้อมูล สลน. ได้พัฒนาฐานข้อมูลการร้องเรียนให้กับศูนย์บริการประชาชนซึ่งเป็นส่วนราชการภายใน สลน. ซึ่งมีหน้ารับผิดชอบในเรื่องการร้องเรียน การชุมนุม การประท้วง เพื่อความสะดวกในการค้นหาเรื่องร้องเรียน การติดตามเรื่องร้องเรียน เพื่อประชาชนที่มาติดต่อสามารถได้รับความสะดวกมากขึ้น ขณะนี้อยู่ในช่วงการบันทึกข้อมูล และการพัฒนาฐานข้อมูล
  • การเผยแพร่ข้อมูลข่าวสารแก่ประชาชนผ่านเครือข่าย Internet อาทิเช่น สุนทรพจน์ของนายกรัฐมนตรี มติคณะรัฐมนตรี ข้อมูลทั่วไปของสลน. เป็นต้น ในขณะเดียวกันก็เปิดโอกาสให้ประชาชนได้แสดงความคิดเห็น หรือร้องเรียนมายังรัฐบาลได้ด้วย

สถานภาพในการจัดทำแผนแม่บทไอทีของ สลน.

สำนักเลขาธิการนายกรัฐมนตรีได้มอบหมายให้สำนักงานพัฒนาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งชาติ โดยศูนย์เทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกส์และคอมพิวเตอร์แห่งชาติ (เนคเทค) รับผิดชอบในการดำเนินงาน เป็นที่ปรึกษาร่วมกับคณะทำงานประสานการจัดทำแผนเทคโนโลยีสารสนเทศ สลน. โดยมีขั้นตอนและแนวทางการดำเนินงาน ดังนี้

1. การสำรวจสถานภาพระบบงานในปัจจุบัน (Existing System Analysis) เป็นการสำรวจและศึกษาระบบงานปัจจุบันของ สลน. โดยพิจารณาจากสภาพปัญหา ความต้องการใช้ระบบคอมพิวเตอร์ในงาน ความเหมาะสมและการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในงาน

2. การวิเคราะห์และออกแบบในภาพรวม (Conceptual Analysis and Design) เป็นการดำเนินการวิเคราะห์เกี่ยวกับสถาปัตยกรรมระบบคอมพิวเตอร์ การออกแบบโครงสร้างระบบคอมพิวเตอร์ การออกแบบโครงสร้างระบบงานและระบบสารสนเทศ การออกแบบระบบสถาปัตยกรรมเครือข่ายและการจัดลำดับความสำคัญของระบบงานย่อยต่างๆ โดยทำการกำหนดโครงสร้างองค์กรและหลักสูตรการศึกษา ฝึกอบรมและดูงานเพื่อการพัฒนาบุคลากรด้านสารสนเทศ

3. ดำเนินการจัดทำแผนไอที ประกอบด้วยแผนด้านต่างๆ ดังนี้

3.1 แผนการจัดหา ติดตั้งอุปกรณ์คอมพิวเตอร์และการวางระบบเครือข่ายสารสนเทศ การเชื่อมโยงเครือข่ายโดยกำหนดแผนการจัดหาและการติดตั้งเป็นระยะๆ ตามความจำเป็นในการใช้งาน

3.2 แผนการพัฒนาระบบสารสนเทศด้านต่างๆ ทั้งทางด้านบริหาร นโยบายและการประสานงาน ทำเป็นระยะๆ เช่นเดียวกัน เพื่อให้สอดคล้องกับภารกิจ ลักษณะงาน ความต้องการใช้งาน ตามลำดับ

3.3 แผนการพัฒนาบุคลากรด้านสารสนเทศของ สลน. เพื่อให้ข้อเสนอแนะในการปรับปรุงโครงสร้างองค์กร และการพัฒนาบุคลากรด้านไอที

สถานภาพปัจจุบัน สลน. ร่วมกับเนคเทค ได้ดำเนินงานการจัดทำแผนไอทีมาจนถึงขั้นตอนที่ 2 คืออยู่ในขั้นการวิเคราะห์ และออกแบบในภาพรวม ซึ่งขณะนี้กำลังจะจัดประชุมเพื่อดูความก้าวหน้าของแผนไอที และจัดตั้งระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูลในเร็วๆ นี้

เป้าหมายของการนำไอทีมาใช้ในสลน.

• มีการเชื่อมโยงข้อมูลข่าวสารระหว่างหน่วยงานในสำนักเลขาธิการนายกรัฐมตรี ให้สามารถรับทราบข้อมูลข่าวสาร ประกาศ คำสั่งจาก Intranet ของสลน.ได้ และทุกหน่วยงานเป็นข้อมูล Online
• ผู้บริหารของสำนักนายกรัฐมนตรีต้องสามารถรับ-ส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ E-mail ลดการใช้เอกสาร, กระดาษให้มากที่สุด
• การจัดทำตารางนัดหมายของผู้บริหาร
• การใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ให้เกิดประโยชน์มากกว่าเพื่อการจัดทำเอกสาร
• โครงการ IT Model Office ของ สลน.

  ตามที่สลน. เป็นหน่วยงานหนึ่งที่อยู่ในโครงการสำนักงานอัตโนมัติ (IT Model Office) ซึ่งเป็นโครงการนำร่องในการพัฒนาระบบเครือข่ายพื้นฐานของภาครัฐในรูปของสำนักงานอัตโนมัติ โดยสลน.ได้แบ่งระบบงานคอมพิวเตอร์หลักๆ ไว้ 2 ส่วน คือ

  • ระบบงานคอมพิวเตอร์ส่วนสนับสนุนการติดต่อสื่อสาร ได้แก่ ระบบจดหมายอิเล็กทรอนิกส์, ระบบปฏิทินและนัดหมาย, ระบบการสนทนาแบบกลุ่ม, ระบบสารบรรณหนังสือราชการอิเล็กทรอนิกส์
  • ระบบงานคอมพิวเตอร์ส่วนสนับสนุนข้อมูลข่าวสาร ได้แก่ ระบบข้อมูลข่าวสารเพื่อสนับสนุนการบริหารจัดการโปรแกรมสำหรับสร้างและแก้ไขเอกสาร, ระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์, ระบบตัดข่าวและเผยแพร่ภายในหน่วยงาน, ระบบเผยแพร่ข้อมูลทางอินเทอร์เน็ต

สลน. ได้นำเอาไอทีมาเป็นเครื่องมือสำคัญในการบริหารงานภายในและให้บริการภายนอก โดยนำระบบทั้งสองส่วนดังกล่าวข้างต้นมาใช้ในงานสำนักเลขาธิการนายกรัฐมนตรี และเริ่มดำเนินการในฐานะเป็นหน่วยงานนำร่อง (IT Model office) โดยอยู่ในระหว่างการดำเนินการ ดังนี้

• จัดทำแผนแม่บทไอทีฯ
• ทำการติดตั้งเครือข่ายคอมพิวเตอร์ (Network) และเครื่องคอมพิวเตอร์ ให้แก่หน่วยงานต่างๆ ภายใน สลน. ให้ครบทุกหน่วยงาน
• พัฒนาระบบต่างๆ ตามแผนแม่บทไอทีฯ
• เตรียมการพัฒนาบุคลากร โดยการฝึกอบรมเจ้าหน้าที่ให้เกิดทักษะในการใช้เครื่องและโปรแกรมคอมพิวเตอร์โดยเน้นภาคปฏิบัติ
• ทั้งนี้ สลน. ได้จัดการสัมมนาผู้บริหารไปแล้วรวมทั้งหมดสองครั้ง เพื่อศึกษากระบวนการขั้นตอนการปฏิบัติงานนำไปสู่การจัดทำแผนไอทีแม่บทฉบับที่สมบูรณ์ ในขณะเดียวกันก็เตรียมการในเรื่องอุปกรณ์การพัฒนาระบบและการพัฒนาบุคลากรควบคู่กันไปด้วย

ผลจากการมี IT Model office บุคลากรในองค์กรจะได้รับการพัฒนาอย่างเร่งด่วนให้มีวิสัยทัศน์กว้างไกล ก็จะเกิดการเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมและวัฒนธรรมขององค์กร ก่อให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงาน

ประสิทธิภาพของข้อมูล จะได้รับการพัฒนาให้เป็นข้อมูลที่ทันสมัย เพื่อเป็นประโยชน์ในการตัดสินใจวินิจฉัยสั่งการของผู้บริหาร และจะมีการสร้างระบบข้อมูลที่สามารถใช้ร่วมกัน

ประสิทธิภาพของการบริการ จะเป็นมาตรฐานเดียวกันทั้งหมด

ปัญหาในการบริหารงานไอที

ปัญหาที่ สลน.พบมี 3 เรื่องหลักๆ ประกอบด้วย

ปัญหาบุคลากร ซึ่งสามารถแบ่งได้เป็น 3 ระดับ ดังนี้

1.1 ผู้บริหาร เนื่องจากไม่ได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหารอย่างจริงจัง ผู้บริหารยังไม่เข้าใจเรื่องไอที และไม่เชื่อว่าไอทีมีประโยชน์ในการตัดสินใจอย่างไร

1.2 ผู้ปฏิบัติงาน เนื่องจากไม่มีความรู้ด้านไอที และเคยชินกับการทำงานแบบเก่า

1.3 บุคลากรด้านไอที เนื่องจากมีจำนวนน้อย และยังขาดความรู้

แนวทางแก้ไขคือ การส่งไปฝึกอบรม และจัดอบรบให้ความรู้กับบุคลากรอย่างสม่ำเสมอ

ปัญหาเรื่องแผนแม่บทไอที ในอดีตเป็นปัญหาที่สำคัญ เนื่องจากไม่มีแผนแม่บทไอทีที่จะเป็นตัวกำหนดทิศทางการบริหารงานไอที แต่ในปัจจุบันปัญหานี้จะลดน้อยลง เนื่องจากสลน. กำลังดำเนินการจัดทำแผนแม่บทไอทีขึ้นโดยคาดว่าจะเสร็จในเร็วๆนี้

ปัญหาด้านงบประมาณ เป็นปัญหาเพียงเล็กน้อย และขณะนี้ สลน.มีแนวทางการทำงานที่จะนำไอทีที่มีอยู่ มาประยุกต์ใช้ให้เกิดประโยชน์กับหน่วยงานสูงสุดโดยไม่จำเป็นจะต้องใช้เทคโนโลยีระดับขั้นสูงที่เกินความจำเป็น

Web sites การบริการต่างๆ ของ สลน.

สำนักเลขาธิการนายกรัฐมนตรี ได้ติดตั้ง Internet Web Server โดยมีที่อยู่คือ http://www.thaigov.go.th ซึ่งมีข้อมูลที่เผยแพร่แก่สาธารณชนมากมายหลายอย่าง อาทิเช่น ข้อมูลเกี่ยวกับประวัตินายกรัฐมนตรีในอดีตถึงปัจจุบัน, ประวัติคณะรัฐมนตรีชุดปัจจุบัน, นโยบายรัฐบาลที่แถลงกับรัฐสภา, มติคณะรัฐมนตรี ตั้งแต่ปี พ.ศ. 2539 จนถึงปัจจุบัน โดยสามารถค้นหาชื่อเรื่องมติคณะรัฐมนตรีได้และเชื่อมโยงข้อมูลกับ Web Sites ของหน่วยงานราชการ รัฐวิสาหกิจ และหน่วยงานสำคัญอื่น ๆ ที่มีอยู่ในประเทศไทยได้ด้วย

คติพจน์/หลักในการทำงาน

คนส่วนใหญ่มักจะกล่าวว่า “จงทำให้สิ่งที่ตนรัก” แต่ในโลกของความเป็นจริงนั้น บางครั้งคนเราไม่สามารถ หรือมีโอกาสที่จะเลือกทำในสิ่งที่ตนรักได้ ดังนั้น “เราควรรักงานที่เราต้องทำ” และสิ่งที่จะทำให้เราประสบความสำเร็จได้อย่างดี คือ “การให้กำลังใจตัวเอง” เพื่อเป็นพลังให้กับตนเองฟันฝ่าอุปสรรค์

ข้อเสนอแนะ

ปัญหาการบริหารงานไอทีของประเทศไทยที่เกิดขึ้นส่วนใหญ่เกิดจากการไม่ประสานงานกัน โดยเฉพาะในเรื่องของการจัดทำข้อมูลพื้นฐาน อาทิ ข้อมูลบุคคล ที่แต่ละหน่วยงานต่างคนต่างทำจึงไม่สามารถเชื่อมโยงข้อมูลกันได้ แต่เนื่องจากขณะนี้มี CIO ทุกหน่วยงานแล้ว ดังนั้นควรที่จะมาประสานงานและพัฒนาฐานข้อมูลร่วมกัน เพื่อประโยชน์ในภาพรวมของประเทศต่อไป